Gültig für: HostGalaxy Onlineshop, Domain-Registrierungen & WHOIS/RDAP, Webhosting-Services, Kundenportal «Meine Bestellungen», mobile Apps («HG_Shop», «Meine Bestellungen», «HG-AI Chat App») sowie die Plattform hostgalaxy.ai.
Hostgalaxy Informatik | Unterfeldmatte 5, 4665 Oftringen, Schweiz
Telefon: +41 58 788 00 18 | E-Mail: info@hostgalaxy.ch | Web: https://hostgalaxy.ch
1. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne des Schweizer Datenschutzgesetzes (revDSG) sowie – soweit anwendbar – der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist: Hostgalaxy Informatik, Unterfeldmatte 5, 4665 Oftringen, Schweiz (nachfolgend «HostGalaxy», «wir» oder «uns»).
2. Allgemeines & Geltungsbereich
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten und Ihrer Privatsphäre ist uns ein zentrales Anliegen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten stets rechtmässig, nach Treu und Glauben und im Einklang mit dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) sowie – soweit anwendbar – der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diese Datenschutzerklärung informiert Sie transparent darüber, welche Daten wir im Rahmen unseres Webauftritts (hostgalaxy.ch), unseres Onlineshops, unserer Domain-Registrierungs- und Hosting-Dienste sowie unserer mobilen und webbasierten Applikationen («HG_Shop», «Meine Bestellungen», «HG-AI Chat App» und der Plattform hostgalaxy.ai) erheben, verarbeiten und speichern.
3. Erhebung und Zwecke der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für folgende Zwecke erforderlich ist:
- Betrieb, Bereitstellung, Wartung und Sicherheit unserer Webseiten, Server und mobilen Apps («HG_Shop», «Meine Bestellungen», «HG-AI Chat App» sowie hostgalaxy.ai)
- Durchführung von Echtzeit-Domain-Verfügbarkeitsprüfungen (WHOIS/RDAP) und Bearbeitung von Produkt- und Tarifanfragen
- Vollständige Abwicklung des Bestellprozesses im Onlineshop für Webhosting, Reseller-Hosting, Managed Server, VPS, Cloud-Instanzen, E-Mail-Postfächer, SSL-Zertifikate und Software-Lizenzen
- Durchführung von rechtsgültigen Domain-Registrierungen, Domain-Transfers, Verlängerungen und Inhaberwechseln bei nationalen und internationalen Vergabestellen (Registries / Registrare)
- Bereitstellung, Einrichtung und Administration von Kundenkonten, Hosting-Accounts, Server-Zugängen (Plesk/cPanel) und Zugangsdaten
- Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung, Buchhaltung, Mahnwesen und Bonitätsprüfungen im gesetzlichen Rahmen
- Bereitstellung des Kundenportals / der App «Meine Bestellungen» zur Einsicht in Verträge, Rechnungsbelege, Zahlungsstatus und Leistungsübersichten
- Bereitstellung von KI-Assistenz- und Chat-Services über die Plattform hostgalaxy.ai (inkl. aichat.hostgalaxy.ch) und die «HG-AI Chat App»
- Kundensupport, Störungsbehebung, technische Kommunikation und Benachrichtigungen zu Vertrags- und Systemzuständen
- Gewährleistung der IT-Sicherheit, Betrugsprävention und Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten
Zu den erhobenen Daten gehören je nach Nutzung: Name, Vorname, Anrede, Firmenname/Organisation, Postadresse (Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort, Land), E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Zahlungs- und Transaktionsdaten, bestellte Produkte und Tarife, Domainnamen, Auth-Codes, Nameserver-Konfigurationen, Zugangsdaten (Benutzername, verschlüsselte Passwörter) sowie technische Protokolldaten (z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs/der Bestellung, Browsertyp, Betriebssystem, Gerätekennung).
4. Weitergabe von Daten an Dritte und Auftragsverarbeiter
Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt ausschliesslich im Rahmen der Zweckbestimmung und soweit dies zur Vertragserfüllung oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben zwingend erforderlich ist:
- Domain-Registrierungsstellen (Registries) & akkreditierte Registrare: Zur verbindlichen Domain-Registrierung und -Verwaltung übermitteln wir erforderliche Inhaber- und Kontaktdaten (z. B. an SWITCH für .ch/.li, DENIC für .de, NIC.at für .at, EURid für .eu sowie ICANN-akkreditierte Registrar-Partner für generische und neue TLDs wie .com, .net, .org, .ai, .io, .swiss etc.).
- Zahlungsdienstleister (Payment Provider): Zur sicheren Zahlungsabwicklung (z. B. Stripe für Kreditkarten, TWINT, Apple Pay, Google Pay, PostFinance oder Bankinstitute).
- Infrastruktur-, Datacenter- und Lizenzpartner: Schweizer Rechenzentren und Hosting-Infrastruktur-Partner zur Bereitstellung von Serverleistung, Speicherplatz, Backup-Systemen sowie Aussteller von SSL-Zertifikaten und Software-Lizenzen (z. B. cPanel/Plesk).
- Behörden und Gerichte: Sofern eine gesetzliche, behördliche oder gerichtliche Verpflichtung oder vollstreckbare Anordnung besteht.
- Einwilligung: Wenn Sie uns Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Weitergabe erteilt haben.
5. Cookies und lokale Speichertechnologien
Unsere Webseiten und App-Anwendungen nutzen Cookies sowie moderne lokale Speicherfunktionen (z. B. Session-Cookies, LocalStorage, Secure Storage), um wesentliche Grundfunktionen bereitzustellen (wie z. B. den Onlineshop-Warenkorb, Cookie-Präferenzen, Sprachauswahl und sichere Login-Sitzungen). Sie können Cookies in den Einstellungen Ihres Webbrowsers jederzeit einschränken, blockieren oder löschen. Bei Deaktivierung technisch notwendiger Cookies kann die Funktionalität des Onlineshops und des Kundenbereichs eingeschränkt sein.
6. Besondere Bestimmungen für den HostGalaxy Onlineshop & die App «HG_Shop»
Über unseren Web-Onlineshop (hostgalaxy.ch) sowie die mobile App «HG_Shop» können Sie Produkte und Dienstleistungen durchsuchen, konfigurieren und verbindlich bestellen:
- Erfassung von Besteller- und Kontaktdaten: Im Rahmen des Bestell- und Checkout-Prozesses erheben wir die für den Vertragsschluss und die Rechnungsstellung erforderlichen Angaben: Anrede, Vorname, Nachname, ggf. Firma/Rechtsform, Rechnungsadresse (Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort, Land), E-Mail-Adresse (für Bestellbestätigungen, Rechnungsversand und Zusendung technischer Zugangsdaten) sowie eine Telefonnummer für dringende Support- und Verifikationsrückfragen.
- Bestell- und Produktdaten: Wir speichern die ausgewählten Produkte, Hosting-Tarife, Server-Spezifikationen, Zusatzoptionen, Laufzeiten, Abrechnungsintervalle, Gutscheincodes sowie die gewünschten Domainnamen und zugehörigen Konfigurationen.
- Protokollierung bei Bestellabschluss (Betrugsprävention): Beim Absenden einer Bestellung werden die IP-Adresse des Bestellers sowie Datum und Uhrzeit des Vertragsschlusses protokolliert. Dies dient der Betrugsprävention, der Verhinderung von Identitätsdiebstahl und als rechtlicher Nachweis des Vertragsschlusses (Art. 31 Abs. 1 revDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
- Bereitstellung von Zugangsdaten: Nach erfolgreicher Bestellung und Freischaltung werden die administrativen Zugangsdaten für das Webhosting (z. B. Webspace, FTP, Datenbanken, Mailserver, Control-Panel) automatisiert und verschlüsselt an die angegebene E-Mail-Adresse übermittelt.
- Warenkorb & lokale Zwischenspeicherung: Nicht abgeschlossene Bestellungen und der aktuelle Warenkorb werden temporär im LocalStorage Ihres Endgeräts gespeichert, um Ihnen ein unterbrechungsfreies Einkaufserlebnis zu ermöglichen.
- Sichere Zahlungsabwicklung (Payment Gateways): Sämtliche elektronischen Zahlungen (Kreditkarten wie Visa/Mastercard, TWINT, Apple Pay, Google Pay) werden direkt über PCI-DSS-zertifizierte Zahlungsdienstleister (insbesondere Stripe Payments Europe Ltd.) über verschlüsselte Schnittstellen abgewickelt. HostGalaxy speichert zu keinem Zeitpunkt vollständige Kreditkartennummern, Gültigkeitsdaten oder Prüfziffern (CVC) auf eigenen Servern. Bei Zahlung auf Rechnung / Banküberweisung werden die für die Zahlungszuordnung notwendigen Bankdaten verarbeitet.
- Rechtsgrundlagen: Die Datenverarbeitung im Shop erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Massnahmen und zur Erfüllung des Kauf- und Hostingvertrags (Art. 31 Abs. 2 Bst. a revDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie zur Erfüllung gesetzlicher Buchführungspflichten.
7. Besondere Bestimmungen für die Domain-Registrierung, Transfers & WHOIS/RDAP
HostGalaxy bietet die Registrierung, Verwaltung und den Transfer nationaler und internationaler Top-Level-Domains (TLDs) an. Bei der Domain-Registrierung gelten spezifische regulatorische und datenschutzrechtliche Rahmenbedingungen:
- Domain-Verfügbarkeitsprüfung: Bei der Abfrage von Domainnamen im Shop wird in Echtzeit über standardisierte Schnittstellen (DNS-Abfragen, WHOIS, RDAP) geprüft, ob die gewünschte Domain verfügbar ist. Diese Abfragen erfolgen anonymisiert und führen zu keiner Speicherung personenbezogener Suchprofile.
- Erhebung von Inhaber- und Kontaktdaten (Registrant / Admin-C / Tech-C): Gemäss den verbindlichen Regularien der internationalen Dachorganisation ICANN (Internet Corporation for Assigned Names and Numbers) sowie der jeweiligen nationalen Vergabestellen (Registries wie z. B. SWITCH für .ch/.li, DENIC für .de, NIC.at für .at, EURid für .eu) sind wir verpflichtet, für jede registrierte Domain eindeutige Inhaberdaten (Registrant/Owner) sowie ggf. administrative (Admin-C) und technische Ansprechpartner (Tech-C) zu erfassen. Hierzu gehören: Vollständiger Name, Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.
- Weitergabe an Registries und akkreditierte Registrare: Zur Durchführung des Registrierungsauftrags übermitteln wir diese Inhaber- und Kontaktdaten verschlüsselt an die zuständige Registry bzw. unsere akkreditierten Registrar-Partner. Ohne diese Datenübermittlung ist eine völkerrechtlich und technisch gültige Domain-Registrierung nicht möglich.
- WHOIS- und RDAP-Verzeichnisse: Die Vergabestellen führen öffentlich abfragbare Verzeichnisse (WHOIS / Registration Data Access Protocol – RDAP) zur Gewährleistung der Stabilität, Sicherheit und Erreichbarkeit des Internets. Soweit dies nach geltendem Datenschutzrecht (revDSG, DSGVO) und den ICANN-Richtlinien (Temporary Specification / Registration Data Policy) vorgeschrieben bzw. zulässig ist, werden personenbezogene Inhaberdaten in öffentlichen Abfragen maskiert (redacted) oder anonymisiert dargestellt. Bei bestimmten Domain-Endungen (z. B. gewerblichen Domains oder länderspezifischen Registries ausserhalb des EWR/der Schweiz) können die Vergabestellen eine Veröffentlichung bestimmter Inhaberdaten verlangen. Auf Wunsch stellen wir für unterstützte TLDs einen WHOIS-Datenschutzdienst (WHOIS Privacy) bereit.
- Domain-Transfers & Auth-Codes: Beim Transfer einer bestehenden Domain zu HostGalaxy verarbeiten wir den vom bisherigen Registrar ausgestellten Berechtigungscode (Auth-Code / EPP-Key) sowie Transfer-Bestätigungen (Form of Authorization – FOA) zur rechtmässigen Übernahme der Domainverwaltung.
- DNS- und Nameserver-Verwaltung: Zur technischen Auflösung und Erreichbarkeit Ihrer Domain speichern wir die notwendigen DNS-Zonendateien (z. B. A-, AAAA-, MX-, CNAME-, TXT-, SPF-, DKIM-, DMARC-Einträge) auf unseren global verteilten Nameservern.
- Rechtsgrundlagen: Die Verarbeitung und Weitergabe erfolgt zur Erfüllung des Domain-Registrierungsvertrags im Auftrag des Kunden (Art. 31 Abs. 2 Bst. a revDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie zur Einhaltung zwingender Vergaberichtlinien der Registries.
8. Besondere Bestimmungen für die App «Meine Bestellungen» & das Kundenportal
Die App «Meine Bestellungen» (HG-Kunde) sowie das Kundenportal bieten Ihnen gesicherten Zugriff auf Ihre aktiven Verträge, Bestellungen, Domains und Rechnungen:
- Authentifizierung: Der Zugriff erfolgt über Ihre registrierte E-Mail-Adresse und Ihr verschlüsseltes Passwort über eine abgesicherte HTTPS-Verbindung.
- Sitzungsverwaltung: Zur Gewährleistung eines komfortablen Zugriffs wird ein sicheres Sitzungstoken lokal im geschützten App-Speicher hinterlegt, bis Sie sich manuell abmelden.
- Abgerufene Transaktionsdaten: Die App lädt ausschliesslich Ihre persönlichen Verträge, Domainlisten, Rechnungsbelege (PDF-Rechnungen, Excel-Export) und Leistungsdaten von den HostGalaxy-Servern zur Anzeige auf Ihrem Endgerät.
- Vertraulichkeit: Ihre Zugangs- und Bestelldaten werden streng vertraulich behandelt und keinesfalls für Werbezwecke weitergegeben.
9. Besondere Bestimmungen für die «HG-AI Chat App» & die Plattform «hostgalaxy.ai»
Über die Plattform hostgalaxy.ai (inkl. aichat.hostgalaxy.ch) sowie die mobile «HG-AI Chat App» stellen wir moderne KI-gestützte Chat-, Analyse- und Assistenzfunktionen bereit:
- Verarbeitung von Prompts & Eingaben: Eingegebene Prompts, Texte und Mediendateien werden ausschliesslich zur Erzeugung der gewünschten KI-Antwort im Rahmen Ihrer Sitzung verarbeitet. Es findet kein Training eigener oder fremder KI-Modelle mit Ihren Daten statt.
- Dezentrale API-Key-Nutzung (BYOK – Bring Your Own Key): Bei Hinterlegung eigener API-Schlüssel (Google Gemini, OpenAI, Anthropic Claude, DeepSeek, Kimi, Qwen etc.) werden diese ausschliesslich lokal auf Ihrem Endgerät im geschützten Speicher abgelegt. API-Anfragen werden direkt von Ihrem Endgerät an die APIs der jeweiligen Modellanbieter gesendet. Über die Funktion «Key löschen» können gespeicherte Schlüssel jederzeit restlos entfernt werden.
- HostGalaxy-gehostete KI-Zugänge: Bei Nutzung von VIP- oder Systemkontingenten erfolgt die Abfrage über abgesicherte Backend-Verbindungen (HTTPS) ohne dauerhafte Speicherung Ihrer Dialoginhalte auf Vermittlungsservern.
- Lokale Chat-Historie: Auf Wunsch gespeicherte Chat-Verläufe verbleiben lokal auf Ihrem Endgerät und können jederzeit durch den Nutzer exportiert oder gelöscht werden.
10. Datensicherheit & Serverinfrastruktur
Wir setzen umfassende technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen (TOM) nach aktuellem Stand der Technik ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Alle Datenübertragungen im Web, im Onlineshop und in den Apps erfolgen verschlüsselt via SSL/TLS (HTTPS). Unsere Serverinfrastruktur und Datencenter befinden sich in hochsicheren, ISO-zertifizierten Rechenzentren in der Schweiz mit redundanten Backup- und Brandschutzsystemen.
11. Rechte der betroffenen Personen
Als betroffene Person stehen Ihnen nach dem revDSG und – soweit anwendbar – nach der DSGVO folgende Rechte zu:
- Recht auf Auskunft: Sie können jederzeit unentgeltlich Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten.
- Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht auf unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten.
- Recht auf Löschung («Recht auf Vergessenwerden»): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder vertraglichen Gründe (z. B. laufende Domain-Registrierungen) entgegenstehen.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
- Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten.
- Widerrufsrecht: Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte oder bei datenschutzrechtlichen Anliegen wenden Sie sich bitte per E-Mail an: info@hostgalaxy.ch.
12. Aufbewahrungsdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Erfüllung des jeweiligen Vertragszwecks erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungsfristen (insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten nach Art. 958f Schweizerisches Obligationenrecht [OR] von mindestens 10 Jahren für Buchhaltungsbelege, Rechnungen und Verträge) vorschreiben. Nach Wegfall des Zweckes und Ablauf der gesetzlichen Fristen werden die Daten routinemässig gelöscht oder anonymisiert.
13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit an veränderte rechtliche Vorschriften, behördliche Vorgaben oder Erweiterungen unserer Dienste (z. B. neue Shop-Funktionen oder TLD-Vergabebestimmungen) anzupassen. Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte aktuelle Fassung, abrufbar unter: https://hostgalaxy.ch/datenschutz.php.